Angebot Ombudsmanntätigkeit für Sie

Wir sind nicht nur „ein Meldekanal“, wir sind seit 2011 mit mehreren vertraulichen Meldewegen und persönlich Ombudsmann in Whistleblowingsystemen - geschützt über unsere anwaltliche Tätigkeit.

 

Wir unterstützen Sie kompetent und erfahren bei dem Aufbau einer Unternehmenskultur, die Hinweisgabe fordert und fördert.

 

Wir sichern Ihr Hinweisgebersystem ab, gewährleisten Compliance und entlasten Ihre Infrastruktur.

 

Fragen Sie gerne nach einem unverbindlichen Angebot. Wir freuen uns! Gerne gleich anrufen unter 0821-45 40 543 oder Mail an wolfgang.schmid@schmid-frank.de

 

Ihr Wolfgang Schmid

 

Lesen Sie nachfolgend:

 

1. Unser Angebot

2. Hintergründe zur Whistleblowing-Richtlinie

3. Tipps zum Aufbau eines Hinweisgebersystems

 

Unser Angebot

1. Sie werden unterstützt bei dem Aufbau eines Hinweisgebersystems, bei der Erstellung von Richtlinien oder Dienstanweisungen bezogen auf Hinweisgebersysteme. Dabei beraten wir Ihren DSB und Ihre ComplianceAbteilung.

 

2. Sie erhalten für Hinweisgeber eine externe geschützte und vertrauliche anwaltliche Infrastruktur. Wir sind sowohl online in einer verschlüsselten Plattform, ebenso persönlich für Hinweisgeber erreichbar.

 

3. Hinweisgeber können in Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Türkisch kommunizieren und melden.

 

4. Hinweise werden außerhalb Ihres Unternehmens von uns auf Ernsthaftigkeit und Verwertbarkeit geprüft, erst dann nehmen wir Kontakt mit unserem Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen auf.

 

5. Der Hinweisgeber ist nach unserer Erfahrung ein „scheues Reh“. Wir führen nicht selten mehrere Gespräche oder kommunizieren mehrfach mit Hinweisgeber und schaffen so eine vertrauliche und geschützte Atmosphäre.

 

6. Ihre interne Infrastruktur wird nicht mit der Absicherung vertraulicher Kommunikationswege für Hinweisgeber belastet.

 

 

Für die Bereitstellung unserer anwaltlichen Infrastruktur zahlen Sie eine geringe monatliche Pauschale zwischen 100,00 und 250,00 Euro je nach Unternehmensgröße. Unseren Aufwand für Ihre Unterstützung rechnen wir auf Stundenbasis ab zu ermäßigten Stundensätzen.

 

 

Profitieren Sie von unserer Erfahrung und unserer Kompetenz. Rufen Sie an unter 0821 4540543 oder schreiben an wolfgang.schmid@schmid-frank.de

 

 

 


Hintergrundinformation zum Thema Whistleblowing 2021

Am 16.12.2019 ist die sog. „Whistleblower-Richtlinie“ (exakt: Richtlinie (EU) 2019/1937 des europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) in Kraft getreten. Die EU-Mitgliedstaaten müssen die dort enthaltenen Vorgaben bis zum 17.12.2021 in nationales Recht umsetzen.

 

 

WAS SIND WHISTLEBLOWER UND WAS WIRD SICH ÄNDERN?

 

Whistleblower sind Hinweisgeber, die Informationen über ein Fehlverhalten, die sie im beruflichen Kontext erhalten haben, offenbaren. Nach der Richtlinie sollen sie besser geschützt werden. Bislang war die Rechtslage in der EU sehr uneinheitlich. In Deutschland gelten bislang einzelne Schutzvorschriften, insbesondere sektorspezifische Hinweisgebersysteme (im Finanzdienstleistungsaufsichtssektor, im Kreditwesensektor, nach dem Geldwäschegesetz) und allgemeine arbeitnehmer- schützende Vorschriften (das Maßregelungsverbot, das außerbetriebliche und betriebliche Beschwerderecht). Zudem existiert seit 26.04.2019 das Geschäftsgeheimnisgesetz, welches in § 5 Nr. 2 einen Erlaubnistatbestand für die Aufdeckung von Rechtsverstößen oder sonstigem Fehlverhalten enthält.

  

Künftig sollen sichere Informations- und Meldekanäle für Whistleblower innerhalb von Unternehmen zur Verfügung stehen. Die Whistleblower-Richtlinie soll zum einen einen Ausgleich zwischen dem Interesse von Hinweisgebern, dem Interesse der Öffentlichkeit aber auch dem Interesse des Unternehmens schaffen und zum anderen den Whistleblower vor Sanktionen und Repressalien schützen.

  

PERSÖNLICHER ANWENDUNGSBEREICH:

 

Geschützt werden unterschiedliche Personen, welche im beruflichen Kontext Informationen über Verstöße erlangen könnten, also Arbeitnehmer, Selbstständige, Anteils-eigner, Bewerber im Rahmen des Einstellungsprozesses und auch Mittler und mit dem Whistleblower verbundene Dritte, soweit für diese eine Gefahr von Vergeltungsmaß-nahmen besteht.

  

SACHLICHER ANWENDUNGSBEREICH:

 

Der Schutz der Richtlinie umfasst nur Meldungen von Verstößen gegen bestimmtes Unionsrecht, insbesondere in den Bereichen des öffentlichen Auftragswesens (Vergaberecht), der Finanzdienstleistungen und Finanzmärkte sowie Verhütung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, der Produktsicherheit, der Verkehrssicherheit, des Umweltschutzes, der Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, dem Tierschutz, der öffentlichen Gesundheit, dem Verbraucherschutz, dem Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes.

 

Erforderlich ist zudem, dass der Whistleblower zum Zeitpunkt der Meldung hin-reichenden Grund zu der Annahme hat, dass die von Ihnen gemeldete Information zutreffend ist und in den Anwendungsbereich der Richtlinie fällt.

  

MELDEKANÄLE UND HIERARCHIE:

 

Die Meldekanäle müssen so sicher konzipiert sein, dass sie die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewährleisten.

  

Grundsätzlich sieht die Richtlinie ein dreigliedriges Meldesystem vor. Auf der ersten Stufe kann sich der Whistleblower an betriebsinterne Meldestellen wenden, auf der zweiten Stufe an eine zuständige staatliche Stelle und auf der dritten Stufe den Weg an die Öffentlichkeit beschreiten. Zu beachten ist aber, dass es dem Whistleblower freisteht, sich unmittelbar an externe behördliche Kanäle, also die zweite Stufe zu wenden und er nicht gezwungen ist sich an betriebsinterne Meldestellen zu wenden. Lediglich den Gang an die Öffentlichkeit (Dritte Stufe) dürfen Whistleblower erst nach Vorliegen von besonderen Voraussetzungen beschreiten: Der Whistleblower muss vorab entweder intern oder gegenüber der zuständigen Behörde die Meldung vorgenommen haben. Erst wenn diese erfolglos war oder er eine geringe Aufklärungswahrscheinlichkeit oder Repressalien fürchten muss, kann er sich direkt an Dritte, also die Öffentlichkeit, wenden. Das gilt auch für Fälle, in welchen der erkannte Verstoß eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellen kann.

  

Art. 8 und 9 der Richtlinie regeln die Einrichtung der internen Meldekanäle und das interne Meldeverfahren.  Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern – unabhängig von ihrem Tätigkeitsfeld – und in der Finanzdienstleistungsbranche tätige Unternehmen - unabhängig von der Beschäftigtenanzahl– sind zur Einführung interner Meldekanäle verpflichtet. Für juristische Personen des öffentlichen Sektors sieht die Richtlinie ebenfalls die Einführung von Meldekanälen vor.

  

Private Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigen und juristische Personen des öffentlichen Sektors sowie Gemeinden können sich die Hinweisgebersysteme mit anderen Unternehmen bzw. Gemeinden teilen (Art. 8 Abs. 6, Abs. 9). Auf diese Weise können die Unternehmen Ressourcen sparen. Im öffentlichen Sektor können die Mitgliedsstaaten Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnern oder sonst juristische Personen des öffentlichen Sektors mit weniger als 50 Beschäftigten von dieser Pflicht ausnehmen (Art. 8 Abs. 9). Bei der Implementierung eines Meldesystems hat ein Unternehmen außerdem zu beachten, dass der Betriebsrat ggf. bereits nach geltendem Recht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG zur Mitbestimmung berechtigt ist.

  

Art. 10 bis 14 der Richtlinie regeln die Bereitstellung externer Meldekanäle. Die zuständigen Behörden bestimmen die jeweiligen Mitgliedsstaaten. Art 15 regelt die Möglichkeiten der Offenlegung. Diese ist wie gesagt nur zulässig, wenn eine vorherige interne oder externe Meldung erfolgt ist oder aufgrund besonderer Voraussetzungen nicht erfolgen musste (s. o.).

  

RÜCKMELDUNGSPFLICHTEN DER BEHÖRDEN UND UNTERNEHMEN BEI ERFOLGTEN MELDUNGEN:

 

Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung ist deren Eingang dem Whistleblower zu bestätigen. Nach weiteren drei Monaten müssen Behörden und Unternehmen auf die Meldungen reagieren, diese weiterverfolgen und dem Hinweisgeber über die geplanten oder ergriffenen Folgemaßnahmen Rückmeldung geben. Im Fall der externen Meldung kann sich die Frist ausnahmsweise auf sechs Monate verlängern, wenn die Art und Komplexität des Gegenstands der Meldung eine langwierige Untersuchung erfordert. Eine Rückmeldungspflicht der Medien besteht nicht.

  

SCHUTZ DES WHISTLEBLOWERS VOR REPRESSALIEN UND SCHADENSERSATZ-ANSPRUCH:

 

Whistleblower sollen vor negativen Folgen des Meldens von Missständen geschützt werden. Dies umfasst die Suspendierung oder Entlassung, die Degradierung oder die Versagung einer Beförderung, die Versetzung, eine negative Leistungsbeurteilung, eine Abmahnung oder sonstige Diskriminierung.

 

Daher sieht die Richtlinie unter anderem eine prozessuale Beweislastumkehr zugunsten des hinweisgebenden Arbeitnehmers vor. So muss beispielsweise im Falle eines arbeitsrechtlichen Prozesses künftig der Arbeitgeber beweisen, dass die Kündigung eines Whistleblowers keine Repressalie für die erfolgte Meldung des Whistleblowers darstellt.

 

Zudem sind „angemessene und abschreckende Sanktionen“ für Personen oder Unternehmen vorgesehen, die Meldungen be- oder verhindern, Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower vornehmen, mutwillige Gerichtsverfahren anstreben oder die Identität des Whistleblowers offenlegen.

 

Darüber hinaus sieht die Richtlinie einen Schadensersatzanspruch des Whistleblowers vor, der auch künftige finanzielle Einbußen sowie immaterielle Schäden wie Schmerzensgeld umfasst.

  

FRIST ZUR UMSETZUNG:

 

Die Mitgliedsstaaten hatten seit Dezember 2019 zwei Jahre Zeit, die Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern in nationales Recht umzusetzen. Unternehmen und Behörden sollten sich ebenfalls auf die kommende Regelung durch Einrichtung der Meldekanäle, Information und Schulung der Mitarbeiter vorbereiten. Aus Unternehmenssicht ist es gerade mit Blick auf das Geschäftsgeheimnisgesetz und der Ausnahmeregelung für Hinweisgeber besonders wichtig, funktionierende und wirksame interne Meldekanäle für die eigenen Mitarbeiter einzurichten.

 

Tipps zum Aufbau eines Meldesystems für Hinweisgeber (Whistleblowing-Hotline)

a) Zunächst muss geklärt werden, wer alles Hinweisgeber sein kann. Sollen dies nur Mitarbeiter sein oder aber auch Geschäftspartner, Dritte. Auch einbezogen werden können diejenigen, die sich selbst strafbar gemacht haben.

Klar erfolgen muss der Hinweis, dass keine allgemeine Beschwerdestelle oder Kummerkasten eingerichtet wird.

 

b) Da bereits die Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann geschützt ist, Informationen vertraulich entgegengenommen werden, wird die Identität des Hinweisgebers keinesfalls preisgegeben, es sei denn, der oder die Betreffende stimmt dem ausdrücklich und schriftlich zu.

 

c) Die Kosten der Ombudsstelle trägt das Unternehmen. Insoweit ist aber auch zu kommunizieren, wenn vorsätzlich falsche Informationen an den Ombudsmann gegeben werden und dadurch ein Schaden entsteht, derjenige Hinweisgeber hierfür haftbar gemacht werden kann.

 

d) Zwischen dem Ombudsmann und dem Hinweisgeber entsteht kein Mandatsverhältnis. Der Anwalt bleibt vom Unternehmen beauftragt. Sinnvollerweise entsteht ein Vertrag mit Schutzwirkung zu Gunsten Dritter

 

e) Die Meldekanäle müssen so sicher konzipiert sein, dass sie die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewährleisten. 

 

f) Es muss ein mehrgliedriges Meldesystem eingeführt werden mit Rückmeldepflichten an den Hinweisgeber. Dies ist nicht leicht zu bewerkstelligen. Da der Hinweisgeber auch beraten werden sollte, außerdem seine Anonymität gewährleistet werden muss, ist zu empfehlen, externe Anwaltskanzleien vorzuziehen statt interne Abteilungen.

 

Fragen Sie uns gerne nach weiteren Details zum Hinweisgebersystem!