Was ist "Whistleblowing" und warum brauchen Sie einen Anwalt als Ombudsmann in einem Whistleblowing-System?

 

Kurzum: Informationen und Vorgehensweise im Rahmen von Meldeverfahren im Unternehmen

 

 

1.

 

Der sinnvolle Hintergrund einer eigenen unabhängigen Meldestelle ist die Gewährung von Vertraulichkeit und Schutz der Hinweisgeber, die entsprechend ermutigt werden, Hinweise auf Korruption zu geben.

 

Anzeigen von Arbeitnehmern zu Korruptionsverdachtsfällen können mit der arbeitsvertraglichen Verschwiegenheitspflicht kollidieren. Damit ist es entscheidend und aus Sicht des Hinweisgebers für ihn nur rechtssicher, wenn das Unternehmen Meldewege insoweit vorhält.

 

2.

 

Mehrere Meldewege kommen in Betracht: Hotline, Antikorruptionsbeauftragter, Compliance Officer, Ombudsmann.

 

Absolute Vertraulichkeit kann nur ein externer Rechtsanwalt (Ombudsmann) durch seine anwaltliche Verschwiegenheitspflicht, Zeugnisverweigerungsrecht und eingeschränkte Möglichkeit einer Beschlagnahme von Unterlagen gewährleisten.

 

3.

 

Aufbau einer Organisation für Hinweisgeber (Whistleblowing)

 

a) Zunächst muss geklärt werden, wer alles Hinweisgeber sein kann. Sollen dies nur Mitarbeiter sein oder aber auch Geschäftspartner, Dritte. Auch einbezogen werden können diejenigen, die sich selbst strafbar gemacht haben.

 Klar erfolgen muss der Hinweis, dass keine allgemeine Beschwerdestelle oder Kummerkasten eingerichtet wird.

 

b) Da bereits die Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann geschützt ist, Informationen vertraulich entgegengenommen werden, wird die Identität des Hinweisgebers keinesfalls preisgegeben, es sei denn, der oder die Betreffende stimmt dem ausdrücklich und schriftlich zu.

 

Insoweit wird festgestellt, dass die Verschwiegenheit nicht nur gegenüber dem Unternehmen, sondern auch gegenüber Polizei und Staatsanwaltschaft bestehen bleibt.

 

c) Die Kosten der Ombudsstelle trägt das Unternehmen. Insoweit ist aber auch zu kommunizieren, wenn vorsätzlich falsche Informationen an den Ombudsmann gegeben werden und dadurch ein Schaden entsteht, derjenige Hinweisgeber hierfür haftbar gemacht werden kann.

 

d) Von der Geschäftsleitung zu entscheiden ist, ob auch anonymen Hinweisen nachgegangen werden soll. Aufgrund der Verschwiegenheitspflicht besteht kein Sanktionsbedrohung zu Lasten des Hinweisgebers. Klar gemacht werden muss in diesem Zusammenhang, dass anonymen Beschuldigungen eher nicht oder nur zurückhaltend nachgegangen werden wird von Seiten des Unternehmens. Die Glaubwürdigkeit des Hinweisgebers spielt eine beträchtliche Rolle und dies muss er unter Beweis stellen.

 

e) Zwischen dem Ombudsmann und dem Hinweisgeber entsteht kein Mandatsverhältnis. Der Anwalt bleibt vom Unternehmen beauftragt.

 

f) Erreichbarkeit

Es ist zu gewährleisten, dass eine getrennt von der Anwaltstätigkeit vorhandene vorgehaltene Telefonnummer eingerichtet wird, die direkt zum Anschluss des Ombudsmanns geleitet ist.

Im Fall von Abwesenheit kann eine Rufumleitung erfolgen auf das zuständige Sekretariat des Anwalts. Da entsprechende Sekretariatsmitarbeiter der Anwaltskanzlei, die mit der Sache nicht vertraut sind und insoweit nur Name und Vorname des Anrufers entgegen nehmen, dürfen keine Hürde für vorhandene Hinweisgeber darstellen.

Im Bedarfsfall kann eine direkte Umleitung auf die Handy-Mobilfunknummer eingerichtet werden.

 

 

4.

 

Damit ist festzustellen, dass über eine sehr schlanke Organisationsstruktur eine sehr vertrauliche Atmosphäre zugunsten der Hinweisgeber geschaffen werden kann.

 

Üblich ist eine monatliche Pauschale, um die vorhandene Struktur in Anspruch nehmen zu können. Einzelne Gespräche, möglicherweise persönliche Gespräche, Weiterleitung von Hinweisen anonymisierter Art und Weise, weitere Arbeiten können dann nach Stundenbasis abgerechnet werden.